Medlemsregisternytt

Statistik

Vår systemleverantör, Pressdata, har nu genererat statistik från och med 1 september. I den säkra portalen finns nu csv-filer (som ni sparar ner på er dator genom att klicka på filnamnet och sedan öppnar från Excel). Det är statistik för inträdda, utträdda och potentiella medlemmar (registrerade i systemet men har ännu inte betalat).
En liten förklaring: I filen för stoppade ligger både utträdda och potentiella, vilket kan tyckas märkligt. Men det är så att i avvaktan på att en potentiell medlem ska betala, så är hen stoppad till dess betalning inkommit. Då aktiveras medlemmen som aktiv och kommer därefter med på listan för inträdda/aktivt betalda.

Denna statistik är lite av en tillfällig lösning för att ni ska få bättre koll på vad som hänt sedan driftstart. Vi arbetar vidare för att få till en bättre lösning/bättre rapporter, i vilka ni själva ska kunna söka i intervall. Exempelvis ”Vilka har inträtt mellan 1 oktober – 1 november”, eller ”Vilka har utträtt under tiden 15 oktober – 15 november”.

Stoppa/avsluta medlemskap

Om ni får meddelande om att en medlem vill avsluta sitt medlemskap, så kan ni nu i föreningswebben söka fram personen, gå in under fliken (i svarta menyraden) Engagemang, klicka på plustecknet för engagemang och ni hittar då den röda texten längst ner till höger: ”Stoppa engagemang”. Ni väljer ”Stopporsak” och ”Tid för stopp”. Valet Tid för stopp är om det ska stoppas NU, eller vid periodens slut, alltså 2018-12-31. Tänk i så fall på att medlemmen kommer att få ev utskick fram till årsskiftet. Vill man omedelbart stoppa medlemskapet, så är det ”Stoppa NU” som gäller.

Tips vid sökning

I alla system, finns ofta något man kallar ”wildcard”, vilket betyder ett tecken som kan ersätta ett eller flera tecken som man inte vet. I Föreningswebben finns två typer av "wildcards":

Understrykningsstreck _ som ersätter ETT okänt tecken.

Procent % som ersätter flera okända tecken.

Vi tar ett exempel på en person som heter Kristina Gréen. Accenten gör tyvärr att man inte får träff om man söker Green och man vet inte om det är Kristina eller Christina.

Skriv istället: Gr_en

(I detta fall blir det inte bra att skriva Gr%n då det ger för många träffar och konstigt nog även träff på bokstäver före, t.ex. Ahlgren)

Du kan dock skriva två understrykningsstreck om du är osäker på vilket e som har accent, dvs Gr__n, det blir det bästa i detta fall.

Skriver du dessutom in ett urval på förnamnet, som i fallet är Kristina, så kan du i samma sökning skriva:

%ristina Gr__n

Då bör du ha fått ner träfflistan till en tämligen begränsad mängd träffar.

En fråga kom upp på Ordförandekonferensen om det går att söka på telefonnummer. Det går i dagsläget inte att söka på telefonnummer i föreningswebben. Har man bara ett telefonnummer, så sök på hitta.se för att se vem som har telefonnumret.

Medlemslistor

Nu finns det möjlighet att ta ut både listor och etiketter på era medlemmar.

Du går till Kom.urval och gör dina urval, exempelvis på en viss medlemstyp. Vill du ha alla era medlemmar, så klickar du direkt på ”Sök-knappen”.

Du får då upp sökresultatet med uppgiften om totalt antal träffar överst.

Direkt under ”Antal totala träffar: XXX” så finns nu länken:

Exportera: Träfflista (Samtliga, CSV) – Denna ger dig en fil som öppnas i Excel med uppgifterna:

Id nr, Order type (att det är era medlemmar), First name, Last name, Företagsnamn, Avdelning, Hemadress, c/o, Boxadress, Postnr, Ort, Land, Tel, Mobil tel, e-post

Notera: telefon och mobil visas ibland utan den inledande nollan. Detta beror på om numret lagts in utan bindestreck mellan riktnr och nummer. Detta ska åtgärdas, så att nollan inte försvinner.

När du ska öppna en CSV i Excel, så visas som standard bara filer i Excel-format. CSV (står för comma separerade värden) och du måste till höger (oftast) välja att visa ”Alla filer (*.*) för att se CSV-filen du sparat ned.

Etiketter

Till höger om valet ”Träfflista” finns ”Adressetiketter” och klickar du på denna presenteras etiketter i formatet 3 i bredd och 8 på höjden.

Ett tips är att undvika att skriva ut etiketter direkt från webbläsaren. Det kan fungera bra, men det är säkrare att ladda ner rapporten. Det finns lite olika sätt att göra detta på. Om man rör musen i fönstret, så får man ofta upp en menyrad högst upp i fönstret med tre symboler. Klicka på pilen i mitten, den som pekar ner. Den betyder att du laddar ner etiketterna.

Filen öppnar du sedan i Acrobat Reader och skriver ut därifrån. Notera att det finns utskriftsval ”Verklig storlek” och ”Anpassa” som kan vara användbart att prova för att etiketterna ska passa. 3 bredd och 8 höjd är ett vanligt format för etiketter. Har ni inte sådana etikettark, så gör en utskrift av en etikettsida (på vanligt papper) och ta med till affären där ni köper etiketter för att se att utskriften passar. Vi själva använder Lyreco (www.lyreco.se ) och deras artikelnummer: 143.344 (70x36 mm)

Både träfflistan och etiketter finns för ”samtliga” dvs både de som har och de som saknar e-post. Vill du bara ha etiketter på de som saknar e-postadress, så scrollar du ner till ”Träffar som saknar Epost-adress: XX och direkt under denna rubrik finns valen Träfflista och Adressetiketter (saknar epost) vilket ger de som saknar e-postadress.